Må man tjekke sine kunder på facebook?
Når der skal sendes rykkere eller tjekkes op på dårlige betalere, er det nemt og hurtigt at bruge mail eller sociale medier. Men mange virksomheder ved ikke, at det kan stride mod persondataloven. Det siger advokat Simon Mortensen fra Advodan, der råder til klare retningslinjer for digitale rutiner.
Dårlige betalere kan få store konsekvenser for virksomhedens økonomi, men gode procedurer for fakturaer, rykkere og inkassoproces kan sikre et sundt liv for forretningen.
Og mange har opdaget, at arbejdsgangene bliver mere smidige med digitale kommunikationsformer. Fakturaer og rykkere kan nemt sendes ud på mail, og med få klik kan virksomhedsejeren tjekke, om skyldnerne stolt viser deres nye, dyre bil frem på facebook.
Men det gælder om at holde tungen lige i munden, når de digitale værktøjer tages i brug.
”Man skal som virksomhed være opmærksom på flere faktorer i både Inkassoloven og Persondataloven, hvis man gerne vil bruge mail, sms og sociale medier over for sine privatkunder,” siger advokat Simon Mortensen fra Advodan.
Loven gælder også på facebook
Den første vigtige faktor er brugen af sociale medier. Hvis kunderne ikke betaler, kan det være nødvendigt at gå i fogedretten for at få pengene i hus. Og så er det oplagt at tjekke, om de seneste feriebilleder på facebook viser, at der er en dyr bil, som virksomheden kan tage udlæg i.
”Man må godt bruge sociale medier til at undersøge aktiver på forhånd. Men virksomhederne skal stadig være opmærksomme på at overholde persondataloven. Det vil sige, at skyldneren skal informeres om, at og hvorfor man indhenter oplysninger om ham eller hende. Hvis man er nervøs for, at aktiverne forsvinder inden fogedretsmødet af den grund, kan man godt vente med at informere om det til selve mødet. Man har nemlig en frist på ti dage, fra man har indhentet oplysningerne,” siger Simon Mortensen.
Husk at få lov
Vil virksomheden bruge eksempelvis mail til at sende fakturaer eller rykkere, er der også en række regler, som skal tænkes ind i inkassorutinerne.
”For det første kan en rykker på mail virke mere påtrængende end et almindeligt brev – det strider imod god inkassoskik og det såkaldte proportionalitetsprincip, hvis man tager stærkere virkemidler i brug, end der måske er behov for,” siger Simon Mortensen og fortsætter:
”For det andet kan en faktura eller en rykker jo indeholde personfølsomme oplysninger som adresse og cpr-nummer – og det må man ikke sende digitalt uden vedkommendes samtykke.”
Ifølge Simon Mortensen skal virksomheden derfor få kundernes samtykke til at kommunikere digitalt med dem – eksempelvis ved at skrive det ind i forretningsbetingelserne. Det er nemlig ikke nok, at kunden selv på et tidligere tidspunkt har kontaktet virksomheden på mail.
”Samtidig skal samtykket være informeret – det vil sige, at kunden klart skal vide, hvilke slags informationer der gives samtykke til at sende på mail, samt hvem der må behandle dem. Er det eksempelvis både virksomheden og advokaten, som må sende digitale rykkere til kunden?” siger Simon Mortensen.
