Krav til arbejdsgiver: Det skal du gøre, når en medarbejder stopper
Hvad skal der ske med de personlige oplysninger på en fratrådt medarbejder? Og hvordan skal du håndtere medarbejderens e-mailkonto? Reglerne er skrappe, og der er risiko for bøder, hvis du ikke overholder dem. Det fortæller Advodan
Når en medarbejder fratræder sit job, har du som arbejdsgiver en række forskellige forpligtelser i forhold til at håndtere medarbejderens personlige oplysninger og e-mailkonto. Kravene gælder uanset, om det er dig, der har opsagt medarbejderen, eller om det er medarbejderen, der selv har sagt op. Det fortæller advokat Karina Lind Bertelsen fra ADVODAN. Hun anbefaler, at man som virksomhed får fuldstændig tjek på sine interne procedurer omkring fratrædelser.
Sletning af oplysninger
Som arbejdsgiver har du ifølge persondataloven pligt til at beskytte dine medarbejderes personoplysninger. Det kan fx være almindelige identifikationsoplysninger eller følsomme oplysninger som helbredsoplysninger, personlighedstest, straffeattest eller lignende. Derfor stiller Datatilsynet også klare krav til, at du i løbet af ansættelsesforholdet opbevarer disse oplysninger på fortrolig vis.
Når medarbejderen så stopper, er der tilsvarende lovkrav, du skal være opmærksom på.
” I samme øjeblik at medarbejderen er ude af døren, har du pligt at gennemgå medarbejderens data og slette de oplysninger, som ikke længere er relevante – og det skal du vurdere individuelt for hver enkelt medarbejder, ” siger Karina Lind Bertelsen og tilføjer:
”Er der oplysninger, der skal gemmes af hensyn til dokumentation til offentlige myndigheder, potentielle tvister eller lignende, må du gerne beholde disse. Men du skal sørge for at vurdere behovet løbende. ”
Håndtering af e-mailkonto
Du kan også komme på kant med persondataloven, hvis du ikke behandler en fratrådt medarbejders e-mailkonto korrekt. Derfor er det afgørende, at du som arbejdsgiver følger Datatilsynets retningslinjer for håndtering af e-mails, når en medarbejder fratræder sin stilling.
”Medarbejderens e-mailkonto skal holdes aktiv i så kort tid som muligt og snarest muligt efter, at medarbejderen er fratrådt, skal der sættes autosvar på med oplysninger om fratrædelse og eventuel anden relevant information. Kun en enkelt medarbejder eller ganske få betroede medarbejdere må have adgang til den fratrådte medarbejders e-mailkonto, og du bør desuden sikre dig, at medarbejderen på forhånd er bekendt med proceduren, ” siger Karina Lind Bertelsen.
Hun påpeger desuden, at medarbejdere, der har adgang til en fratrådt medarbejders e-mailkonto, skal overholde de strikse regler for hvilke e-mails, de må læse. E-mails, der er markeret med ”privat”, er nemlig beskyttet af straffelovens regler om brevhemmelighed.
